Das hilft gegen die tägliche Mailflut

30 Jahre E-Mail in Europa

Vor 30 Jahren wurden in Europa die ersten Mails versendet. 30 Jahre danach sind es weltweit rund 191 Milliarden - täglich. Symantec schätzt allerdings, dass rund zwei Drittel davon Spam sind. Während die private Nutzung von E-Mails durch die Konkurrenz von Messengern, Social Media und SMS in den letzten Jahren abgenommen hat, steigt die geschäftliche Korrespondenz nach wie vor. Eine Studie der AKAD Leipzig zeigt, dass durchschnittliche Büroarbeitende inzwischen aufgerechnet einen vollen Tag der Woche nur damit verbringen, E-Mails zu bearbeiten. Kein Wunder, fühlen sich viele von der täglichen Mailflut gestresst. Wir haben einige Tipps zusammengestellt, wie man besser damit umgehen kann:

  1. Kurz halten: E-Mails sollten kurz und bündig auf das nötigste beschränkt sein. Abkürzungen sind dagegen zu vermeiden. Viele wissen nicht, was "FYI", "ASAP" oder "WTF" heissen und müssen die Kürzel googeln. Platz für eine Anrede und einen Gruss sollte aber auf jeden Fall sein. Alles andere ist in der Regel unhöflich.
  2. Qualität statt Quantität: Der "Verteiler Alle" braucht es in den seltensten Fällen. Oft ist es sinnvoll, eine E-Mail nur an die Empfänger zu senden, welche direkt betroffen sind. Allen anderen verstopft man sonst nur den Posteingang. Auch muss nicht jede E-Mail kommentiert oder beantwortet werden. Häufig kann man es auch einfach zur Kenntnis nehmen. Die lustigen Links und Katzenvideos sind ausserdem schon lange nicht mehr so wahnsinnig lustig.
  3. Abschalten: Für die Ferien gibt es den Abwesenheitsassistenten. Daran deutlich machen, dass die E-Mail während den Ferien nicht gelesen wird - und eine Alternative anbieten für dringende Fälle (zum Beispiel die Stellvertretung im Büro). Auch erwartet niemand abends um 22 Uhr eine Antwort auf eine Geschäftsmail. Genausowenig wie man am Sonntagmorgen seine Geschäftsmails checken muss.
  4. Ordnung: E-Mails nach Projekten ablegen - oder E-Mails, welche noch beantwortet werden müssen, in einen Ordner verschieben. Damit schafft man Übersicht, kann die Mails priorisieren und entsprechend abarbeiten. Wichtige Mails in Unterordner ablegen - den Posteingang damit übersichtlich halten.

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  1. Vernetzt Dienstag 05.08.2014. Audio: Maik Wisler

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